Oficina de GEStión de PROyectos: Análisis FODA/3: cómo fomentar la participación

Seguimos con una nueva entrada acerca del método de análisis FODA, en la cual intentamos compartir consideraciones acerca de las técnicas para hacer las invitaciones correspondientes y fomentar una participación adecuada.

¿Cuáles técnicas de participación es posible utilizar?

Existen diferentes técnicas, y es necesario conocerlas antes de lanzar una convocatoria; simplificando, describimos ventajas y desventajas de cuatro de ellas:

Entrevistas individuales y cuestionarios. Son las herramientas más tradicionales. Las entrevistas preven respuestas más abiertas, mientras que los cuestionarios permiten sacar estadísticas más fácilmente. Ambas técnicas permiten conocer qué piensan los miembros de un cierto grupo (profesionales de nuestra organización, o destinatarios de un proyecto, por ejemplo) o, al menos, lo que expresan en palabras. Resultan útiles en la medida de haber detectado y reducido la eventual incidencia de las dificultades descritas en el punto anterior; en caso contrario, hasta pueden desvirtuar por completo el valor de un FODA.

Observación participante. Las organizaciones con mayor desarrollo institucional pueden delegar una función de “observador” a uno o a varios de sus miembros, o a una persona externa contratada para ese fin. Su trabajo consiste en compartir con quiénes conforman el universo organizacional, llegando a conocer y sistematizar sus experiencias diarias desde el interior mismo de la organización y/o del grupo destinatario de un proyecto. La persona encargada de esta técnica debe poseer una gran empatía y una destacada habilidad en generar confianza. Entre sus objetos de análisis, se encuentran también los registros y los documentos que emite la misma organización. La gran desventaja de esta técnica es la eventual falta de objetividad del “observador”.

Reuniones de intercambio. Se trata de momentos comunes en los cuales, gracias a un moderador, los miembros de un grupo van respondiendo a preguntas y de esta manera rellenan los cuadros del FODA. El hecho de “razonar en grupo” puede ayudar a pensar y a superar eventuales dificultades personales. Sin embargo, es también muy importate la habilidad del moderador en permitir la participación de todos los miembros; a veces puede pasar que en un grupo haya excesivo protagonismo de algunos y/o timidez en otros; a veces es posible que los intereses personales de algunos terminen manipulando las opiniones de todo el grupo. Combinar las técnicas individuales y grupales puede ser interesante para comparar ideas que las mismas personas desarrollan en distintos ámbitos.

Dinámicas de grupo. Son como “juegos” coordinados por un moderador, divertidos y atractivos, y basados sobre casos ficticios; estimulan la emotividad y la creatividad, ayudando a desligarse de eventuales situaciones angustiantes y logrando al mismo tiempo que los participantes se identifiquen con los problemas con los cuales trabajan. Si se llevan a cabo en el marco de reuniones breves deben tener una estructura mínima; pero, si se dispone de más tiempo, las dinámicas más complejas hasta llevan a una “dramatización” casi teatral, una escenificación improvisada, que una organización o un grupo de destinatarios vive a diario; de esta manera se puede llegar a sacar información muy valiosa a la cual difícilmente tendríamos acceso con técnicas más tradicionales. Es también una herramienta muy buena para que el miembro de un equipo “descubra” lo que realmente hacen y viven los demás integrantes del mismo grupo (más info).

¿A quiénes tenemos que invitar?

En este tipo de eventos la convocatoria es clave, al punto que, por lo menos es nuestra experiencia, determina el éxito final de un diagnóstico o de un proyecto. Si es limitada o no llega a suscitar el interés de los invitados, probablemente no vamos a disponer de suficiente información de calidad para construir un FODA adecuado.

Todo eso, porque es importante recordar que es mucho más fácil y rápido construir un diagnóstico con los aportes de 5 personas, supongamos dos directivos y tres profesionales, pero no es lo más indicado porque es probable que termine basándose en una visión limitada de las cosas, independientemente de la indudable buena voluntad de los interesados. Mientras que es altamente probable que un diagnóstico más participativo resulte mucho más efectivo.

Después, entonces, hay que preguntarse cuáles actores es pertinente invitar, incluyendo también personas sólo indirectamente relacionadas con nuestras labor, pero pertenecientes a nuestro universo organizacional. Por lo vivido en circunstancias anteriores, sugerimos apuntar a que los participantes sean representativos más que numerosos. Los que sí no tienen que faltar nunca son los representantes (reconocidos) de los destinatarios de nuestras acciones.

En cambio, en la medida que logremos participación de los distintos sectores que componen nuestro universo organizacional, podremos decir que nuestros diagnósticos han servido tanto para corroborar que somos una entidad reconocida en el territorio como para generar consenso y consciencia acerca de temas clave que afectan a la comunidad, reforzando los vínculos sociales. Si esto no ocurre, habría que preguntarse seriamente si lo que falló fue la convocatoria (por ej., enviamos la invitación con insuficiente antelación) o la razón es más profunda y tiene que ver con la opinión que hemos generado en nuestras contrapartes locales.

Desde luego, todo depende de la temática específica que queremos someter a diagnóstico, del tamaño de nuestra organización y por supuesto de la comunidad en la cual nos encontramos, pero el listado de posibles invitados que sugiere esta publicación del Ministerio de Salud de la Nación (página 7) puede resultar muy útil.

¿Cómo tenemos que realizar la invitación?

Es importante ser claros al momento de dar difusión al/a los momento/s de realización del diagnóstico para el FODA, aclarando:

quién invita,
cuáles actividades se realizarán y con qué objetivo,
fecha, horario, lugar y duración del evento (habrá que elegir todo eso con criterio, para mejorar la participación, especialmente por la accesibilidad del lugar y la comodidad de los horarios),
por qué es importante la presencia de la persona invitada.

Por el tamaño de nuestras organizaciones tal vez sea preferible enviar una primera invitación vía correo electrónico, con al menos unos 10-15 días de antelación, con el refuerzo de un llamado telefónico 2-3 días antes de que se realice la reunión. Si los destinatarios de nuestras acciones, que tenemos la intención de invitar, no disponen de conexión a Internet o teléfono fijo o celular, será necesario acercarse a su casa.

En la medida que esta metodología se vaya incorporando al trabajo corriente de la organización y se repita 1 o 2 veces al año a intervalos regulares, van a ver que será cada vez menos necesario explicar de qué se trata o entregar previamente información técnica. Por supuesto, también es importante que los participantes disfruten de estos momentos de diagnóstico participativo, y experimenten que su esfuerzo luego se plasma en acciones y proyectos concretos.