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Escribir es un trabajo duro

Demos por asumido de haber encontrado una muy buena idea para un proyecto: la necesidad que queremos encarar es real, el árbol de problemas ha sido definido, las actividades que queremos proponer nos parecen pertinentes, identificamos a los recursos humanos que pueden colaborar en la ejecución del proyecto, los destinatarios de la acción han participado activamente en el diseño de la propuesta. Pero, falta el “detalle” de los recursos financieros necesarios para la ejecución. ¿Cómo presentar el proyecto a una empresa, a una fundación o a una agencia de cooperación?

1. Encontrar el punto de coincidencia entre problemas y propuestas al momento de establecer metas medibles y verificables: es decir, no prometer mucho, ni proponer poco. Prestar atención a los resultados que de manera realista sea posible conseguir en el marco de un proyecto necesariamente limitado en el tiempo. No rogar, ni rebajarse, el eventual financiador es un socio a la par en el cumplimiento de nuestra misión, no un benefactor.
2. Evitar las afirmaciones que pueden suscitar dudas, tomando en cuenta que quién leerá el proyecto puede opinar distinto o tener una sensibilidad diferente a la nuestra. Desde luego no se trata de amoldarnos a las ideas de nuestros potenciales financiadores con tal de conseguir apoyo, sino de anticipar todas sus posibles inquietudes, tanto explícitas como implícitas. Si el revisor del proyecto se queda con alguna duda sustancial, es posible que no tenga ni el tiempo ni la posibilidad de resolverla con nosotros, por lo tanto nuestro proyecto tendría menores oportunidades de ser financiado. Una cosa es ver rechazado nuestro pedido porque los revisores no coinciden con nuestras opiniones profesionales, esto es parte del juego; distinto es saber que la propuesta no fue aceptada simplemente porque no supimos explicársela cabalmente. Por lo tanto: enfocarse en los hechos, evitando supuestos no fundamentados, retórica vaga, palabras emotivas, lenguaje burocrático.
3. Demostrar que el equipo profesional encargado de la ejecución del proyecto es competente, añadiendo, si se considera útil, una breve descripción de sus trayectorias profesionales y del organigrama que se va a adoptar, con un detalle de “quién hará qué cosa”. El director del proyecto, en particular, debe percibirse como un administrador calificado y comprometido con la misión institucional.
4. Hacer énfasis en los antecedentes del proyecto, es decir en todas las actividades implementadas por la organización que han exitosamente preparado el terreno a esta propuesta específica. Destacar también si estas experciencias anteriores han permitido el desarrollo de metodologías de intervención innovadoras: nuestro entusiasmo en presentar la propuesta debe estar enfocado en la resolución de los problemas abordados, de ninguna manera en la obtención del dinero.
5. Cuidar la apariencia de la página escrita, para que se vea “limpia”, con suficiente espacio en blanco y un tamaño de letra adecuado; tratemos de que resulte fácil de leer, utilizando encabezados breves e incisivos, palabras y conceptos clave remarcados en negrita y/o subrayados (con discreción), párrafos de máximo 7-8 renglones, y sin errores de tipeo. Asegurarse también de haber respetado todos los eventuales lineamientos o directrices establecidos por el financiador. A veces, es suficiente releer en voz alta lo que escribimos para darnos cuenta de la necesidad de agregar o sacar puntuación. También la numeración consecutiva de las páginas facilita la lectura, mejor si queda en la parte central inferior de la misma. Finalmente, que quede constante el formato de subtitulos e interlineado.
6. Demostrar nuestras eficiencia y competencia administrativa a través de una propuesta bien organizada. Las secciones (objetivos, actividades, metas, etc.) tienen que estar claramente definidas e identificables para facilitar el trabajo de los revisores. Si poseemos estadísticas acerca de acciones pertinentes que ya hemos realizado, las podemos reportar en formato de tabla o gráfico; así añadimos seriedad y profesionalismo a nuestra labor. La eficiencia se demuestra también utilizando un lenguaje positivo, no en modo condicional que sugiere cierta inseguridad: decir “podemos” en lugar de “podríamos” y “hacemos” en lugar de “haríamos”, por ejemplo.
7. Definir una persona encargada de redactar la propuesta, incluso si se trata de un proyecto complejo que implique reunir información proveniente de distintos sectores de la organización. Todos sabemos que el trabajo en equipo es necesario y deseable para el armado de una prouesta: nadie puede poseer toda la información necesaria y, más bien, se correría el riesgo de producir documentos poco congruentes con la visión general de los miembros de la organización. Sin embargo, de costumbre, se evalúa positivamente que la redacción de una propuesta posea un estilo uniforme y coherente, porque da la idea de una organización bien articulada en su interior. Se puede también delegar esta función a un especialista externo, contratado puntualmente, a condición de que se limite a cuidar la forma más que el contenido de la propuesta; en la medida que este especialista tenga que cuidar también los contenidos de la propuesta, tal vez tendríamos que preguntarnos si la misma no necesita ser trabajada un poco más.
8. Utilizar una extensión adecuada en la redacción de la propuesta, de acuerdo a los lineamientos estipulados por el donante o la dimensión de la petición. Para presentar un proyecto de 50mil euros, por ejemplo, a un potencial financiador que deje un formato “libre”, recomendamos una extensión de alrededor de 20 páginas, suficiente para describir de manera adecuada la problemática que se quiere abordar, las actividades, los objetivos, el presupuesto, la sustentabilidad de la acción, etc. Es posible que se encuentren convocatorias que requieren una redacción muy detallada de la propuesta, pero ofreciendo financiaciones desproporcionadamente bajas (menos de 10mil euros). No es un hecho que hable a favor de la seriedad del donante, y la organización debería reflexionar si le conviene participar de la convocatoria o no. Tal vez, en estos casos, sea posible presentar un proyecto ya preparado que no requiere mucha adaptación al formato requerido y que, por alguna razón, se ha quedado “en espera”.
9. Tomar en cuenta que el ejercicio de armar proyectos debe ser constante al interno de una organización, independientemente de las oportunidades que se nos presenten. Esto resulta de gran importancia sobre todo al momento (casi inevitable) de lidiar con fechas límites ajustadas para presentar propuestas. Tener 2-3 proyectos listos en el cajón, o por lo menos encaminados, es signo de la buena vitalidad de una organización.
10. Recordar que estas sugerencias, es verdad, sirven para facilitar el trabajo de los revisores de los potenciales donantes, que a menudo tienen que leer pilas de propuestas similares. Pero, los primeros que se benefician de ellas somos nosotros mismos: antes que nada, porque nos permiten detectar eventuales agujeros o errores en la información que queremos brindar, y así realizar las correcciones que corresponden; y, en segundo lugar, porque nos ayudan a construir y a “vender” el proyecto con mayor eficacia dentro de nuestro universo organizacional.