Acercarse a potenciales donantes / 1

Sabía que teníamos muchas cosas en común. Yo también estoy loco.

El propósito de esta entrada consiste en evidenciar algunos elementos formales útiles al momento de acercarse, a través de un texto escrito o más bien en una reunión presencial o vía skype, a una agencia de desarrollo en busca de una posible financiación.

Una premisa inevitable es que nuestras OSCs difícilmente podrán conseguir fondos sólo por el hecho de llevar a cabo actividades de manera eficaz. De igual importancia, vista la "competencia" con otras organizaciones parecidas a la nuestra y la inevitable desconfianza que podamos suscitar hacia quiénes no nos conocen, son las tareas de conocer los intereses de los donantes, acercarnos a ellos y presentarles ideas de manera efectiva.

El primer objetivo, entonces, puede ser la búsqueda de una identificación entre la misión de nuestra OSC y la misión del potencial donante. Información muy útil se encuentra, por ejemplo, en el Directorio de la RACI que señalamos tiempo atrás.

Una vez que se haya comprobado dicha identidad, es necesario empezar la construcción de algún tipo de vinculación con los funcionarios del potencial donante.

Hay donantes que abren convocatoria públicas a través de sus páginas web, y con muchos de ellos casi que es imposible establecer una relación previa a la eventual aprobación de un proyecto; más bien, casi que la evitan por razones de transparencia y no dar el pie a eventuales sospechas de favorecer de algún modo una solicitud respecto a otra. En este caso, la única manera de darse a conocer consiste en presentar buenos proyectos, bien fundamentados y factibles, intentando responder de antemano a todas las preguntas que los evaluadores puedan expresar, verificando cuáles proyectos han decidido financiar en convocatorias similares y siguiendo al pie de la letra todos los instructivos que hayan brindado con respecto a la presentación de propuestas de financiamiento.

También hay donantes que prefieren moverse con otra estrategia: conocer primero las organizaciones, invitándolas luego, eventualmente, a presentar una solicitud de financiación de un proyecto. Es con ellas que hay que realizar un trabajo de acercamiento personalizado, porque cada uno de ellos posee misión, estrategias, prioridades, ... diferentes. Uno de los propósitos del trabajo de la RACI consiste justamente en socializar informaciones útiles en el acercamiento a potenciales donantes.

Nuestra búsqueda de potenciales donantes debería arrojar un listado de organizaciones que cumplen con ciertos requisitos:

• realizan donaciones en las áreas temáticas de nuestra competencia
• trabajan en las regiones geográficas donde realizamos actividades
• han manifestado interés hacia proyectos similares en el pasado (requisito no excluyente, porque pueden cambiar de enfoque en el tiempo, o pueden estar interesados en ampliar su propio espectro de acción)
• coinciden plazos y montos disponibles
• no buscan socios con una envergadura diferente a la que posee la OSC a nuestro cargo (por ejemplo, pueden estar interesados exclusivamente en acciones en red a escala nacional, y menos en acciones locales de desarrollo comunitario; o viceversa)

Una vez que dispongamos de este listado de potenciales donantes, hay que utilizar todos nuestros contactos para buscar eventuales y utilísimas informaciones "internas". Tal como decíamos en una entrada de hace unas semanas, en este aspecto se comprueba la relevancia de nuestra capacidad de construir un universo organizacional bien desarrollado. No se trata de hacer espionaje, ni mucho menos de obtener influencias indebidas, simplemente de recolectar informaciones como el nombre de la persona más indicada para entrar en contacto (evitar, por favor, las comunicaciones dirigidas "A quien corresponda") o para comprobar que la información contenida en la página web del potencial donante esté actualizada.

Es muy frecuente que el potencial donante reciba muchas más solicitudes de las que pueda realmente financiar; considerando que la gran mayoría de estas solicitudes está bien fundamentada y es presentada por actores preparados y comprometidos, es todo un desafío obtener apoyo para nuestro proyecto. Por lo tanto, es de extrema relevancia que tengamos claro cómo brindar valor agregado a una propuesta. Ahí va, entonces, un listado de sugerencias.

1. Una vez que hayamos identificado la persona a la cual dirigirnos, tratar de averiguar a través de nuestros contactos cómo es mejor acercarse, por ejemplo vía mail o por teléfono, solicitando una reunión para presentar nuestro trabajo o mandando una breve presentación del proyecto. Cuidarse de "jugar observando las reglas" que el mismo donante potencial señale en procedimientos, secuencias y formas de comunicación.
2. Presentarnos, utilizando, diría, un método descriptivo parecido a una espiral: comenzar con la información que consideramos central, para luego, en la medida que seamos invitados a hacerlo, explayarnos progresivamente en describir los detalles de la propuesta. Esto sirve para ayudar al interlocutor a entender nuestra propuesta, mediante expresiones como: "Nuestra organización ha elaborado una metodología de prevención y abordaje de la violencia escolar basada en música, danza y teatro".
3. Si recibimos la invitación a presentar nuestra propuesta, normalmente es preferible empezar con un resumen conciso, pero eficaz, del proyecto, a fin de ayudar desde el principio al interlocutor a comprender si nuestra idea de proyecto encaja con las prioridades que el mismo donante se ha establecido. En ese momento, es importante no enfocarse tanto en las problemáticas abordadas (a menos que no sean de público conocimiento, o carezcan de visibilidad pública), sino en las soluciones que proponemos. Para identificar los problemas, entonces, es preferible recurrir a frases contundentes, como: "El abandono escolar de chicos de nivel primario en la comunidad x es del 25%".
4. Luego de presentar brevemente los problemas que abordamos, viene la parte más importante: ¿qué quiero hacer para "solucionar" este problema? Visto que estamos hablando de un simple acercamiento a los donantes potenciales, mejor quedarse en redactar 3 o 4 párrafos, contundentes y persuasivos, al respecto. No tenemos que olvidarnos que el interlocutor no nos conoce y no sabe cómo trabajamos normalmente; entonces, puede ser útil agregar un cronograma de actividades, a lo mejor en forma de gráfico o de diagrama de flujo.
5. Seguidamente, llega una parte que no todas las propuestas toman en cuenta: la sustentabilidad o la continuidad. Los donantes quieren financiar proyectos, pero no al 100% y no para siempre. Así que es importante dedicar 1 o 2 párrafos, cuánto dinero de la organización será invertido en el proyecto, y cómo se obtendrán fondos de otras fuentes o cuáles estrategias se seguirán para mantener en marcha el proyecto una vez que la financiación se acabe.
6. El último punto de esta parte más narrativa consiste en brindar elementos concretos acerca de cómo me propongon de medir los resultados de mi intervención. ¿A través de encuestas o cuestionarios, por ejemplo? ¿Cómo voy a poder demonstrar que el proyecto ha sido exitoso? ¿Cómo voy a recabar informaciones útiles para ir mejorando el proyecto a lo largo del tiempo? ¿Cómo pienso socializar las lecciones aprendidas?
7. Finalmente, hay que presentar una versión simplificada del presupuesto: máximo 6-7 conceptos que deben decir cómo nos proponemos gastar los fondos solicitados y cuáles otras fuentes de financiación (incluyendo las propias) intervendrán en la ejecución del proyecto. Obviamente, tiene que quedar claro en la redacción del prespuesto cómo se relacionan los distinros rubros con las actividades descritas anteriormente.

En el caso que se supere esta etapa de acercamiento a un nuevo potencial donante, es posible que se nos pida de presentar una propuesta más acabada y detallada. En una próxima entrada, hablaremos más de los contenidos que los potenciales donantes pueden estar buscando.