¿Cómo se cierra un proyecto?

Un trabajo que estoy haciendo de redacción de un informe final de un proyecto me permite compartir en esta entrada algunas ideas sobre la fase de cierre de un proyecto social. Para hacerlo, utilizaré experiencias propias además de algunos conceptos contenidos en este libro, cuya lectura me permito recomendar.




Dando por sentado de que exista un ciclo en la gerencia de proyectos sociales, sus etapas principales podrían resumirse de la siguiente manera:

1. Inicio
2. Planificación
3. Implementación
4. Monitoreo
5. Adaptación
6. Cierre

Siguiendo esta lógica, cito textualmente, “un proyecto no es un proceso lineal, sino cíclico, con cada fase recibiendo retroalimentación de la fase anterior: por ejemplo, durante el monitoreo, los proyectos pueden encontrar que las suposiciones originales [...] han cambiado lo cual resultara en un ajuste de los planes, ya sea en cronograma, alcance o presupuesto. Otro ejemplo puede ser que algunas actividades ya no sean necesarias o deseadas por los beneficiarios, lo que requeriría que el proyecto modifique algunas partes de los planes originarios”.

Enfocándonos en el tema específico de esta entrada, la redacción de un informe final al financiador se inscribe en la etapa de cierre del ciclo de gerencia de un proyecto. Es un momento muy importante porque hay que rendir cuentas al financiador (o a los financiadores) del trabajo realizado, del alcance de los objetivos planificados, de la efectiva realización de las actividades presupuestas, de cómo se ha trabajado para que el proyecto implementado resulte sustentable en el tiempo una vez que haya terminado su financiación externa. La conclusión más obvia al respecto es que también el informe debe contribuir a aumentar la satisfacción del donante, porque puede influenciar su decisión de seguir financiando tus proyectos, o no, en el futuro. Pero, mucho más importante aún, un buen informe de cierre permite visibilizar y socializar adecuadamente fortalezas y debilidades que quedarán como IMPORTANTÍSIMAS lecciones aprendidas para la consecución de futuras metas institucionales.

“Los principales pasos durante la fase de cierre son:

1. Evaluación del proyecto [...], por un evaluador interno o externo, este paso incluye captar las lecciones aprendidas con el equipo del proyecto.
2. Reportes finales del proyecto, para los donantes e interesados clave en el proyecto, debido a requerimientos de contrato o necesidades expresadas.
3. [...] Finalización de todos los contratos con proveedores, consultores y socios del proyecto.
4. Cierre administrativo, archivo de todos los documentos y registros del proyecto, confirmación de que el proyecto ha alcanzado todos los requerimientos de los interesados [...] y celebración con el equipo sobre la exitosa culminación del proyecto.
5. Reasignación del equipo, [...] evaluaciónes del desempeño del personal [...] y traspaso a nuevas oportunidades de trabajo o asignaciones a otros proyectos.
6. Distribuir las lecciones aprendidas: compartir la experiencia del proyecto con la organización y otros proyectos similares que puedan beneficiarse del conocimiento adquirido.“

Un informe final, entonces, debería abarcar los 6 puntos enunciados, agrupándolos en dos temas principales: los técnicos y los financieros. En otras palabras, como el donante ya está al tanto de cómo el proyecto nació y se desarrolló, a través de este informe quiere conocer cómo finaliza y cómo, razonablemente, se espera que siga beneficiando a la población meta en el corto y mediano plazo.

Normalmente, los donantes más organizados disponen de modelos e instructivos, que incluso guían paso a paso la redacción del mismo informe. Por ejemplo, el que estoy utilizando en este momento contiene los siguientes apartados:

1. Datos Generales del proyecto

2. Valoración de la Ejecución de las Actividades de la Acción
2.1 Resumen de la Acción
2.2 Actividades y Resultados
2.3 Actividades previstas que no se han llevado a cabo
2.4 Valoración de los Resultados de la Acción
2.5 Resultados respecto al grupo y localidad destinatarios
2.6 Materiales producidos durante la Acción
2.7 Contratos superiores a 10.000 EUR adjudicados en el último año
2.8 Sostenibilidad de la Acción
2.9 Medidas de la Acción para la promoción de los Derechos Humanos
2.10 Supervisión y Evaluación de las actividades
2.11 Lecciones Aprendidas

3. Socios y otros tipos de Cooperación
3.1 Relación entre los socios formales de la Acción
3.2 Continuidad de la Asociación
3.3 Relación entre las organizaciones y las autoridades estatales
3.4 Relación con otras organizaciones implicadas en la Acción
3.5 Sinergia con otras acciones
3.6 Cooperación con los servicios de la administración contratante

4. Visibilidad de la donación

Adjuntos

Algo a tener en cuenta al momento de redactar el informe final, es que la información tiene que ser al mismo tiempo sintética y pertinente; es posible explayarse en un tema que se considera relevante, pero a condición de no cansar el lector con datos redundantes o innecesarios y sin perder nunca contacto con el meollo de los temas que se están describiendo.

Por ejemplo, al relatar acerca de los talleres de prevención de salud, puedo referir algunas historias exitosas, contando los problemas que los participantes tenían al ingresar a la actividad y en qué medida se han beneficiado de ella; pero en las primeras líneas del párrafo será importante destacar con claridad cuántos talleres se han realizado, con qué frecuencia, en qué momento de la ejecución del proyecto, cuál fue el promedio de participantes, cuál fue la sinergia con otras actividades y/u otros proyectos, etc.

Sin lugar a dudas, el principal valor agregado en este sentido, sería incluir la visión de los así (mal) denominados beneficiarios de la actividad: cuál fue su rol al momento de pensarla, planificarla y realizarla, cómo se midió su grado de satisfacción al respecto (por ej., mediante cuestionarios que pudieron rellenar al finalizar la actividad), si consideran a distancia de un tiempo que la actividad mencionada les originó algún beneficio o no, etc.

Otro punto importante es que la etapa de cierre de un proyecto, especialmente si fue de gran envergadura, puede ser una muy buena oportunidad “para celebrar su exitosa culminación [..], reconocer las contribuciones hechas por los miembros del equipo, y entregarles reconocimientos o certificados como símbolos de aprecio por su extraordinaria participación en el éxito del proyecto”.

Mi opinión final es que cada proyecto, aunque tenga una duración acotada, debe ser visto como un paso más que da la institución hacia la realización de su misión. Por lo tanto, un buen informe de cierre, más allá de dejar contentos a los donantes, logra entregar a la memoria institucional una síntesis del esfuerzo de tantos profesionales y voluntarios (a menudo, superando con amplitud las tareas estipuladas por contrato) que han participado de la ejecución del proyecto; dicho esfuerzo, a su vez, en la medida que sea socializado, se convertirà en un trampolín para ulteriores resultados institucionales.