¿Y si tuviéramos un manual de bienvenida?

Una vez más, nos permitimos socializar algunas experiencias que desde la Oficina estamos recabando gracias al acompañamiento de varias ONGs. En esta oportunidad, quisiéramos poner énfasis sobre la necesidad de poner por escrito toda la información relevante acerca del funcionamiento interno de nuestras organizaciones, con una doble finalidad: disponer de una herramienta de consulta en caso de que surjan dudas y facilitar la inclusión del personal que se vaya incorporando a lo largo del tiempo.

Las ventajas de disponer de un Manual de Procedimientos (o Manual de Bienvenida, para ser marketineros) son numerosas; éstas son las que se nos ocurren:

• explican claramente visión, misión y valores de la organización
• permiten tratar situaciones no emocionalmente y sin recurrir a las autoridades
• reducen drásticamente los casos de amnesia (a mí nunca me dijeron eso...)
• aumentan la predecibilidad de los directivos de la organización, en el sentido que se deja de lado la mayor cantidad posible de improvisaciones
• definen de qué manera y en cuáles situaciones la organización abre el juego a la creatividad de sus empleados y funcionarios
• permiten detectar más fácilmente las fallas en el proceso de toma de decisiones, a fin de elaborar las correcciones que corresponden

Una organización necesita formalizar sus procedimientos en la medida que aumente su número de miembros (sean empleados, socios, directivos, etc.). En lo personal, considero que cuando una organización involucra a más de 10 personas debería disponer de un manual de procedimientos, aunque sea de pocas páginas. Además, frente a un auditor o a un donante externo, agrega puntos en términos de accountability.

Las características de un buen Manual podrían ser esquematizadas de la siguiente manera:

1. Resulta redactado de manera sintética, pero sencilla y clara, de modo que pueda ser fácilmente utilizado por todos los miembros de una organización
2. Es actualizado regularmente; una vez al año, como mínimo, pero mejor si se actualiza cada vez que se decida aportar una modificación relevante a algún procedimiento (en este sentido, las carpetas con anillos permiten reemplazar sólo los capítulos que sufren cambios).
3. Contiene ejemplos e información útil acerca de formularios y autorizaciones y de cualquier otro dato se necesite para el buen desarrollo de las actividades, pensando especialmente en que "si aplico un procedimiento de manera correcta les estoy facilitando el trabajo a mis compañeros".
4. Independientemente de las jerarquías internas de la organización, su elaboración se fundamenta también en un saludable debate interno, de modo que el manual sea fruto de un trabajo colectivo.
5. Responden a las siguientes preguntas: ¿Qué hacemos? (es decir, las acciones de la Organización), ¿Cómo lo hacemos? (los procedimientos), ¿Quién lo hace? (responsabilidad, con la correspondiente descripción de puestos, funciones y jerarquías) ¿Cuáles son los deberes y los derechos de los trabajadores?

Es evidente que si nos interesa mantener un "buen clima organizacional", un Manual de Bienvenida (porque al fin y al cabo también los "veteranos" tenemos que vernos con ojos nuevos todos los días) nos permite sentirnos bien ubicados en el trabajo que realizamos, con beneficiosas repercusiones en el logro de la autosustentabilidad de la misma organización.

Ideas extraídas y reelaboradas de: "Procesos Administrativos y de Recursos Humanos en ONGs" de Celeste María Serrano Vettorazzi y Mónica Patricia Rafael Cáceres.