Comunicar claramente

En esta entrada, quisiéramos compartir consejos prácticos para presentar nuestros proyectos de manera eficaz. El lenguaje que tendríamos que utilizar es muy importante para que nuestros interlocutores tengan realmente la oportunidad de comprender cuál es nuestra misión institucional y de qué manera queremos concretarla.

Según nuestra opinión, estas sugerencias podrían ser aplicadas tanto en nuestras comunicaciones escritas (cartas, presentaciones de proyectos, boletines, etc.) como en las verbales (en charlas o eventos públicos, por ejemplo utilizando el power point).

El postulado inicial, obviamente, es que si no logro hacerme entender por el oyente la responsabilidad es mía. En otras palabras, soy yo que tengo que hacer el esfuerzo de hacerme entender, y no obligar el otro a esforzarse a comprender qué es lo que quiero hacer y cómo quiero hacerlo.

Preguntas imprescindibles
Aquí va un breve listado de preguntas que pueden ayudarnos a evaluar nuestras comunicaciones. No está demás que sea otro miembro de mi mismo equipo de trabajo que evalúe con sinceridad mi manera de comunicar, para que los resultados sean más objetivos.

¿El texto despierta el interés desde las primeras palabras? ¿Puedo estar seguro de que mi interlocutor seguirá leyendo y/o escuchando?	¿El texto es fácil de leer o escuchar? ¿Es amistoso y personal? ¿La transición entre las ideas es entendible? ¿Se utilizan modismos o abreviaciones que el lector/oyente puede no conocer? ¿Hay frases muy largas que sólo con dificultad puedo leer en voz alta?
¿El enfoque del texto es simple y claro? ¿Estoy comunicando una cantidad adecuada de hechos y conceptos, sin ser exagerado o más bien superficial?	¿Estoy ofreciendo soluciones y esperanzas para las problemáticas que describo? ¿Estoy brindando elementos concretos para que el lector vea que dichas soluciones se basan en mis experiencias reales, más que en teorías o sueños? ¿Soy creíble?
Si estoy solicitando un donativo, ¿logro comunicar al lector/oyente que puede llegar a ser un socio en la concreción de una misión institucional relevante?	Siempre en el caso que esté solicitando la financiación de un proyecto, ¿pude explicar de la mejor manera posible porqué necesito apoyo de esa persona específica? ¿pude explicar varias veces y de manera eficaz la necesidad antes de redactar mi solicitud?

Ejemplos prácticos

La cuestión es que, normalmente, y con mucha razón, los gerentes o los directores de programas de una OSC se encuentran tan atareados con el día a día de sus labores que pasan por alto las faltas de conocimiento de sus interlocutores acerca de las problemáticas abordadas. Y cuando se trata de presentar un proyecto, pueden tender a describir genéricamente los males sociales y declarar de manera abstracta lo afortunada que resulta ser la colectividad por la existencia de la organización a su cargo. Pero, sólo imagínense el receptor que tiene que analizar y evaluar nuestras presentaciones, él también atareado en examinar decenas de solicitudes parecidas a la nuestra, intentando agarrarse de algo en los textos para separar la narración de la realidad.

La manera mejor de facilitarle el trabajo, entonces, consiste antes que nada en utilizar información objetiva y verificable para sustentar las necesidades de nuestros proyectos. Datos del censo, informes oficiales o reconocidos, también estadísticas propias, a pacto de que sean verificables; en breve: cualquier tipo de información que brinde legitimidad a nuestra propuesta.

Declaración de necesidad débil	En la sociedad contemporánea, muchos jóvenes son irrespetuosos y violentos.
Declaración de necesidad fuerte	El Distrito Escolar x ha evidenciado durante el 2011 las mayores tasas de sanciones disciplinarias a estudiantes de secundarias de los últimos 15 años, con un promedio de y sanciones mensuales (Informe z, página w).

Es necesario que la declaración de necesidad identifique con claridad los destinatarios directos e indirectos de nuestro proyecto: madres solteras ya insertadas en programas de capacitación en oficios, adolescentes miembros de pandillas, etc. Aunque se trate de situaciones de extrema vulnerabilidad, sugerimos no exagerar en describir los problemas, para enfocarse mayormente en las soluciones propuestas.

En segundo lugar, hay que mantener la misma seriedad (y cientificidad) al momento de describir nuestra propuesta, aludiendo tanto al pasado y a los logros ya obtenidos como a las proyecciones futuras.

Propuesta débil

Objetivo: Reducir la violencia escolar Actividad: Brindar talleres educativos a los colegios secundarios del distrito Nuestra organización proveerá muchas actividades para los estudiantes de escuelas secundarias. Utilizaremos el método x, y esperamos poder contar con la colaboración de los directivos de los colegios para realizar actividades posteriores de seguimiento.

Propuesta fuerte

Objetivo: Reducir de un 20% las tasas de sanciones disciplinarias en 5 colegios secundarios del distrito x Actividad: Realizar 30 talleres en 5 colegios secundarios sobre resolución de conflictos a 300 estudiantes en situaciones de riesgo de sanción disciplinaria, entre marzo y diciembre de 2013 Nuestra organización realizará 3 talleres de 120 minutos de duración cada cuatrimestre en 5 colegios del distrito, priorizando la participación de los estudiantes que ya han recibido sanciones disciplinarias o que hayan sido identificados por docentes y tutores como posibles destinatarios de sanciones a futuro. Los temas a tratar en estos talleres serán: estrategias de mediación, manejo de la ira y promoción de la fuerza personal sin uso de la violencia. Además de charlas participativas, dichos talleres incluirán también juegos de roles y momentos de teatralización de situaciones reales. Al finalizar cada cuatrimestre, se llevarán a cabo sesiones de intercambio con docentes y alumnos, a fin de definir y socializar las posibles oportunidades de aplicación del aprendizaje alcanzado en el corto y mediano plazo. Los facilitadores de los talleres serán coordinados por nuestros colaboradores, con más de 5 años de experiencia en la materia.

Se trata, desde luego, de simples ejemplos, porque existen muchas maneras de presentar proyectos. Sin embargo, no se puede prescindir de brindar información objetiva y verificable a nuestras contrapartes.

Parcialmente elaborado a partir de: http://staff.lib.msu.edu/harris23/grants/nine.htm